Cuando redactamos un escrito es fundamental seguir unas pautas básicas para que el documento sea eficaz y alcance sus objetivos. Un documento bien redactado tiene que reunir al menos cuatro características:
- CLARIDAD: La comunicación escrita se desarrolla de forma clara cuando la idea transmitida con el escrito se puede recibir sin dar lugar a equívocos. Un mensaje es claro cuando es fácil de comprender, no se presta a confusiones ni interpretaciones y no deja lugar a dudas. Para conseguir una comunicación clara debemos utilizar las palabras con propiedad y construir las frases sintácticamente de manera sencilla, dejando a un lado, las oraciones compuestas.
- SENCILLEZ: Es recomendable usar un lenguaje más usual o más habitual, resulta más cercano al receptor y da menos problemas de comprensión. Escribir con sencillez supone hacerlo con nuestro propio vocabulario, sin palabras rebuscadas, con naturalidad y sin frases enrevesadas. Esto nos ayudará a transmitir mejor nuestras ideas.
- CONCISIÓN: Consiste en utilizar las palabras justas para transmitir aquello que queremos. Un mensaje es conciso cuando es breve, directo y evita lo innecesario, utilizando únicamente las palabras imprescindibles para expresar lo que se pretende. Para ser concisos debemos expresarnos con el menor número de palabras bien estructuradas. Para ello debemos utilizar frases breves y párrafos cortos que faciliten la lectura del documento.
- CORTESÍA: Es parte de la educación y, por tanto, debemos tenerla muy en cuenta también en la elaboración de los documentos escritos. En la comunicación escrita, la cortesía consiste en tratar con atención y respeto al receptor del escrito. Debemos adaptar el documento escrito al destinatario. El tratamiento que empleemos en un documento debe ser respetuoso y acorde con los vínculos de amistad, trato o confianza que existan entre el remitente y el destinatario.
- RIQUEZA DE VOCABULARIO: Es el conjunto de palabras que domina una persona o que utiliza en sus comunicaciones cotidianas. Se adquiere a través de la lectura y los intercambios comunicativos, lo cual se refleja en la riqueza y precisión de las comunicaciones escritas.
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